Si fa, in questi ultimi anni, un gran parlare di un metodo particolare di gestione documentale, sia nell’ufficio privato che nell’ambito della Pubblica Amministrazione; tale sistema prende il nome, di per sé non molto esplicativo, di “conservazione sostitutiva”. A un nome poco felice si sposa però, per fortuna, un’idea semplicissima: quella di utilizzare gli strumenti informatici a nostra disposizione per attribuire ad un documento soltanto digitale – ossia del quale non esista più, o addirittura non sia neppure mai esistita, una copia cartacea come d’abitudine – lo stesso valore, sotto il profilo fiscale e legale, di un documento stampato ed archiviato in maniera tradizionale. Lo scopo? Molto semplice anch’esso: semplificare, snellire, e rendere più economica la gestione dei documenti, permettendo di archiviarli nel solo formato digitale.
Non scordiamoci infatti che l’utilizzo della carta che normalmente viene fatto in un qualsiasi ufficio raggiunge picchi straordinari di spreco: copie multiple dell’identico documento che vengono viste e archiviate separatamente, magari su scrivanie a pochi metri di distanza, fogli stampati per soltanto poche righe di contenuto, scaffali e armadi, per non dire a volte intere stanze, colme di scatole o classificatori per contenere, per dieci anni, ogni singolo documento relativo al lavoro, sia attivo, ossia prodotto in azienda, che passivo, ossia ricevuto dall’esterno. Un sistema che genera un’inefficienza, una lentezza, e dei costi difficilmente giustificabili.
Al semplice costo, invece, di una serie di scanner da installare e di un software di facile utilizzo su cui formare i dipendenti, implementeremo un sistema capace di farci evitare tutti i problemi che abbiamo citato, rendendo il nostro ufficio davvero libero dalla carta, con un risparmio negli anni che non potrà che accumularsi e ripagare abbondantemente l’investimento – sia per i costi vivi, sia per le superate inefficienze!
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